Vi behandler personopplysninger om:

✔ Kunder

✔ Potensielle kunder

✔ Besøkende på nettsiden

✔ Studenter/medlemmer i digitale kurs og workshops

✔ Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men for å benytte tjenestene våre trenger vi imidlertid en rekke opplysninger fra deg.

Vi behandler personopplysninger når du:

✔ kjøper våre produkter/tjenester.

✔ blir medlem eller student og bruker vår medlemsportal.

✔ kontakter oss via telefon, SMS, nettsiden vår, e-post eller sosiale medier.

✔ melder deg på nyhetsbrev eller en annen epost-liste.

✔ bestiller en gratis mal, guide eller annet gratis innhold fra oss.

✔ melder deg på arrangementer i vår regi, gratis og betalte.

✔ svarer på en spørreundersøkelse.

Det er to hovedkategorier av data vi samler inn fra deg som kan inneholde personopplysninger.

Personlig data

Data du oppgir til oss for å identifisere deg når du henvender deg til oss, registrerer deg på gratistjenester eller kjøper tjenester.

Dette inkluderer:

Automatisk innsamlede data

Data som du ikke oppgir direkte til oss, men som automatisk samles inn av systemet vårt når du interagerer med vår nettplattform og tekniske systemer. Dette inkluderer:

Våre nettsider bruker dessuten informasjonskapsler (cookies), som kan brukes til å identifisere enkeltpersoner hvis du er registrert fra før i vår plattform. Se vår «Cookie»-erklæring.

Personopplysningene dine lagres i ulike systemer alt etter som hvilken behandling det er snakk om. Av sikkerhetsmessige årsaker oppgir vi ikke alle detaljer om dette åpent på nettsiden. Ta gjerne kontakt om du ønsker å vite mer.

Kartra er forretningssystemet vi benytter for nettsider, medlemsportal, bestillinger/kjøp, kommunikasjon, kundestøtte og undersøkelser. Personopplysninger lagres på sikre servere og de følger GDPR – personvernforordningen. Se Kartra sin Privacy Policy.

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 behandler vi personopplysninger på bakgrunn av:

Ditt samtykke

En avtale vi har inngått

En rettslig forpliktelse vi har

En berettiget interesse vi mener at vi har

Som hovedregel skal ikke personopplysninger behandles og oppbevares lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Vi beholder data så lenge vi er pålagt til det etter gjeldende juridiske forpliktelser, for eksempel relatert til regnskaps, skatte- eller ansettelseslovgivning, og/eller andre relevante regler og forskrifter. Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker at vi skal slutte å behandle eller slette personopplysningene dine, men merk at vi ikke kan slette personopplysninger vi er rettslig forpliktet til å behandle.

Som hovedregel blir dine personopplysninger lagret så lenge du er registrert på tjenester eller er kunde hos oss, og i inntil 3 år etter at tjenestene og kundeforholdet er avsluttet. Personopplysninger knyttet til fakturaer og betaling beholdes i minst 5 år, slik det er påkrevd i henhold til norsk regnskapslovgivning.

Slik behandler vi personopplysninger:

Her beskriver vi i detalj når og hvordan vi behandler personopplysningene dine, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag og hvor lenge.

Vi behandler personopplysninger når:

Du bruker nettsidene våre

Når du bruker nettsidene våre, behandler vi personopplysninger i tråd med vår «cookie»-erklæring. Våre nettsider bruker informasjonskapsler (cookies), som kan brukes til å identifisere enkeltpersoner hvis du er registrert fra før i vår plattform.

Se vår «Cookie»-erklæring.

Formålet er administrere nettsiden vår, promotere bedriften og svare på henvendelser fra besøkende. Det rettslige grunnlaget for informasjonskapsler, som lagrer eller behandler opplysninger som faller inn under ekomloven § 2-7b, er samtykke gjennom en forhåndsinnstilling i nettleseren din, i tråd med Nkoms anbefalinger som beskrevet her (november 2020).

Hver gang du besøker våre nettsider må du godkjenne bruken av «cookies».

Du kommuniserer med oss

Når du henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, helpdesk, chat eller lignende), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være navn, kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss. Vi bruker et LMS- (Leads Management System) som også er et kundestøttesystem for å behandle personopplysninger om potensielle og eksisterende kunder.

Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert tredje år. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Du kjøper våre produkter og tjenester og/eller blir medlem i vår medlemsportal

Når du kjøper produkter og tjenester fra oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, bestillings- og betalingsinformasjon, leveringsadresse og kjøpshistorikk. Hvis du har kjøpt en tjeneste der hele eller deler av denne leveres digitalt f.eks. i medlemsportal eller i videokonferanser behandler vi flere personopplysninger. I videokonferanser, enten én-til-én mellom oss og deg, eller én-til-mange mellom oss og en gruppe personer, behandler vi også personopplysninger som navn, profilbilde, video (bilde og lyd), meldinger og annen aktivitet du foretar deg, tidspunkter for deltakelse og IP-adresse. Avhengig av type tjeneste, kan innholdet fra videomøter med flere deltakere også deles i medlemsportal, f.eks. der tjenesten er strukturert som et gruppeprogram. Innholdet deles ikke med uvedkommende.

Plattformen vi benytter har integrert analyse og kan ikke dekativeres. Ønsker du ikke at dine opplysninger behandles på denne måten, bør du ikke kjøpe en tjeneste som inneholder slike digitale arrangement.

Formålet er å kunne levere produkter og tjenester til deg etter bestilling/kjøp, for å ha en historikk over solgte produkter og tjenester og ellers å administrere og følge opp kundeforholdet med deg. Det rettslige grunnlaget er b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven. Personopplysninger oppbevares i inntil 3 år etter at kundeforholdet opphører. Eventuelle opptak fra gruppesamtaler oppbevares så lenge produktet/tjenesten tilbys og slettes så senest innen tre år.

Vi markedsfører i eksisterende kundeforhold

Når du blir kunde eller benytter gratistjenester hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15. Uten et kundeforhold kan vi sende epost og SMS etter samtykke.

Formålet er å kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan også være a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post og SMS. Informasjon om hvordan du melder deg av angis i alle e-poster og SMS-er vi sender som er knyttet til markedsføring. Opplysningene oppbevares så lenge kundeforholdet eksisterer, til du melder deg av eller inntil du eventuelt protesterer mot behandlingen.

Du melder deg på nyhetsbrev

Vi sender ut nyhetsbrev på e-post med relevant kunnskap, tips og råd, samt rabatter, tilbud, gratis maler, sjekklister og lignende. Nyhetsbrevene inneholder av og til informasjon om våre produkter og tjenester. Når du abonnerer på nyhetsbrev behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og IP-adresse.

Formålet er å kunne dele kunnskap, informere om relevante nyheter og tilbud, samt å yte god kundeservice til potensielle og eksisterende kunder. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke. Det er frivillig å abonnere på nyhetsbrevene og du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake (melde deg av) ved å klikke på «Unsubscribe» nederst i en av e-postene. Personopplysningene for listen/listene du avmeldte deg fra slettes med en gang. Har du fortsatt ett kundeforhold eller andre aktive registreringer vil disse fortsatt oppbevares.

Leverandøren vi bruker til å sende ut nyhetsbrev har integrert analyse som viser at abonnenter åpner og eventuelt klikker på lenker i nyhetsbrevene. Denne funksjonaliteten er integrert i systemet og kan ikke deaktiveres. Hvis du ikke vil at dataene dine skal analyseres på denne måten, bør du ikke bli abonnent. Dataene bruker vi til å analysere resultatene av nyhetsbrevene og for å skreddersy innholdet til våre abonnenter. Det rettslige grunnlaget er f), der den berettigede interessen er å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester.

Du melder deg på et arrangement eller ber om tilgang til innhold

Når du deltar på gratis arrangementer eller ber om tilgang til kostnadsfritt innhold hos oss, behandler vi personopplysninger som navn og kontaktinformasjon. For betalingsarrangementer samler vi i tillegg inn bestillings- og betalingsinformasjon. Formålet er å kunne tilby relevante kurs, foredrag og workshops eller å oppfylle avtale om bestilt arrangement. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke eller b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Vi kan også bruke personopplysningene dine til å sende deg en forespørsel om evaluering av arrangementet du deltok på eller innholdet du mottok, og eventuelt tilby andre lignende arrangementer eller innhold. Det rettslige grunnlaget er f), der den berettigede interessen er å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester, og tilby deg god kundeoppfølging.

Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller senest inntil tre år etter arrangementet, eller, ved avtale, inntil fem år etter reglene i bokføringsloven.

Du svarer på en spørreundersøkelse

Vi informerer alltid om formålet med spørreundersøkelser vi gjennomfører, og om de er anonyme eller ikke. Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre formål enn det vi har oppgitt. Ved anonyme undersøkelser samler vi ikke inn personopplysninger. Det rettslige grunnlaget for undersøkelser som ikke er anonyme er a) samtykke. Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller senest inntil tre år etter at du svarte på undersøkelsen eller kundeforholdet opphører.

Du er en leverandør eller samarbeider med oss

Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og korrespondanse. Formålet er å kunne inngå en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem år etter reglene i bokføringsloven. Vi behandler personopplysninger knyttet til generell korrespondanse og kommunikasjon som beskrevet over.

For å kunne drive virksomheten vår effektivt og sikkert, benytter vi tredjeparts-leverandører som dine personopplysninger deles med.

Disse er:

✔ Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne⭐.

✔ Profesjonelle rådgivere fra bransjer som advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring.

✔ Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer.

✔ Offentlige myndigheter vi er pliktig å rapportere til.

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen.

⭐ Vi bruker databehandlere for:

✔ E-post, kalender og digitale møter.

✔ Bokføring, regnskap og fakturering.

✔ Skylagring.

✔ Nettsidene og medlemsportalen.

✔ Betalinger på nett og kvitteringer for kjøp.

✔ Nyhetsbrev.

✔ Prosjektstyringsverktøy

✔ Møtebooking.

✔ Videomøter/-konferanser.

✔ Spørreundersøkelser.

Merk at én databehandler kan dekke flere av disse oppføringene. På grunn av sikkerhet har vi ikke spesifisert alle disse ved navn, men ta gjerne kontakt med oss hvis du vil vite mer.

Kartra er forretningssystemet vi benytter for nettsider, medlemsportal, bestillinger/kjøp, kommunikasjon, kundestøtte og undersøkelser. Personopplysninger lagres på sikre servere og de følger GDPR – personvernforordningen. Se Kartra sin Privacy Policy.

Vi bruker noen databehandlere hvor personopplysningene dine overføres utenfor EU/EØS. For eksempel der vi bruker leverandører til å håndtere utsendelse av nyhetsbrev, til å behandle kundeopplysninger, for å tilgjengeliggjøre produkter og tjenester på nettsiden vår, for å muliggjøre betaling, for sikkerhet på nettsiden vår og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte. Overføring av personopplysninger til utenfor EU/EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan for eksempel være EUs standardkontrakter.

Vi bruker Kartra for nettsider, medlemsportal, nettbutikk og epost-markedsføring. Kartra er GDPR-compliant, men de eies og drives av et amerikansk selskap og underlagt lovverk, som, ifølge Schrems II-dommen, kan gjøre det noe problematisk for personvernet vårt. Dette gjelder alle amerikanske selskap og det gjør det vanskelig for bedrifter som har deres virksomhetsstruktur satt opp på disse systemene. For oss finnes ikke gode alternativer i EU/EØS. Datatilsynet skal komme med retningslinjer for hvordan vi kan håndtere dette.

Du må derfor, hvis du bruker nettsidene våre, melder deg på nyhetsbrev og/eller kjøper noe digitalt fra oss, være bevisst på at personopplysningene dine ikke har samme beskyttelse som om de skulle vært lagret i EØS.

På grunn av sikkerhet har vi ikke spesifisert alle databehandlere ved navn. Ta gjerne kontakt hvis du vil vite mer om hvilke slike databehandlere vi bruker.

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi SSL på nettsiden vår, sterke passord, tilgangskontroll og sikkerhetskopiering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.

Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).

NB! Det er ikke lov til å kopiere noe tekst fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.